Bedrijfsvoering

 
Paragrafen zijn bedoeld om op onderwerpen een dwarsdoorsnede te geven door de begroting. In de verschillende programma's treft u de verschillende onderwerpen en taken aan die de gemeente ten  behoeve van haar inwoners uitvoert. Om deze taken uit te voeren heeft de gemeente haar eigen ambtelijke organisatie. Zaken die de organisatie raken worden opgenomen in deze paragraaf Bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn organisatieontwikkelingen, organisatie aanpassingen enz. In een apart hoofdstuk Personeel zijn nog  specifieke zaken en kengetallen opgenomen .
Hierna wordt voor de verschillende afdelingen toegelicht welke thema's op het gebied van bedrijfsvoering actueel zijn.

Organisatie

Afdeling bedrijfsvoering

De afdeling Bedrijfsvoering heeft als belangrijkste taak om te zorgen dat de 3 vakafdelingen, Ruimtelijke Ontwikkeling, Ruimtelijke Beheer en Samenleving hun taken zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Daarnaast adviseert de afdeling het bestuur rechtstreeks over  financiële, juridische en bestuurlijke onderwerpen. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering zijn de volgende taken opgenomen en ondergebracht in verschillende secties, Financiën, I&A, Facilitair, Juridische Zaken, Inkoop, Vastgoed/Grondzaken, Regiozaken, Coördinatie subsidies en Privacy/informatiebeveiliging.

Integraal accommodatiebeleid
Eind 2022 wordt besluitvorming verwacht over het integraal accommodatiebeleid. Dit nieuwe beleid gaat in op onderlinge verhoudingen binnen de gemeente tussen afdelingen maar ook met externe partijen zoals sportverenigingen en andere huurders. Het nieuwe beleid kan gevolgen hebben voor onze werkwijze, voor de beleidsinstrumenten die worden gehanteerd voor het bereiken van doelen en daarmee ook financiële consequenties. Deze effecten worden bij de besluitvorming aan de raad ter goedkeuring voorgelegd.

Huisvesting organisatie
Mede door de lockdown maatregelen tijdens Corona, en besluitvorming rond het Tase Terrein over de benodigde omvang van ambtelijke huisvesting is een onderzoek gestart naar de eisen en wensen op dat gebied. Daarnaast spelen ook duurzaamheidsvereisten, versnippering van locaties en uitbreiding van gemeentelijk taken voor de bestaande gebouwen een rol. Een goede huisvesting kan bijdragen aan een efficiënte maar ook prettige werkomgeving. Dat laatste is van belang omdat de krapte op de arbeidsmarkt ook voor onze gemeente merkbaar is.

Procesmanagement
Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak voor een gestructureerde aanpak van procesmanagement. De uitvoering van dit plan van aanpak zal in fases worden uitgevoerd, waarvan een belangrijk deel - een uniforme beschrijving van de huidige situatie organisatiebreed -  in 2023 zal plaatsvinden. Vanuit de huidige situatiekan gestructureerd toe worden gewerkt naar het gestructureerd monitoren en verbeteren van processen.

Aanbestedingen ICT
Op het gebied van ICT lopen momenteel een aantal aanbestedingen van belangrijke softwarepakketten. De implementatie van eventueel nieuwe software zal effect gaan hebben op de werkprocessen en zal merkbaar worden in de gehele organisatie. Dit is een risico maar tegelijkertijd een grote kans om de bedrijfsvoeringsprocessen te verbeteren en de dienstverlening aan de vakafdelingen te verbeteren.  

Versterken control functie
In 2023 wordt vanuit control gewerkt aan een aantal instrumenten om de control functie te versterken. In deze begroting is zichtbaar hoe voor alle programma's overkoepelende speerpunten zijn geformuleerd, waaronder concrete doelstellingen zijn verwoord. Beleidsvoorstellen kunnen hierdoor duidelijk worden gekoppeld aan speerpunten en concrete doelstellingen en zijn hierdoor ook beter toetsbaar. Hierdoor kan ook meer gestuurd worden op doelen. Vervolgstappen zijn de eventuele herijking van de producten en de financiële koppeling hiervan aan doelstellingen, het houden van effectmetingen en de koppeling of ontwikkeling van meetbare prestatie-indicatoren.

Vanuit control wordt de nadruk meer gelegd op sturen in plaats van op verantwoorden. Vanuit het Rijk wordt gestuurd op een aantal ratio's, waarvan het weerstandsvermogen een van de belangrijkste is. Het weerstandsvermogen is een graadmeter voor de buffer die een gemeente heeft om haar risico's mee op te vangen. Om hierop te kunnen sturen, is goed risicomanagement van cruciaal belang. Vanuit control wordt daarom een plan van aanpak opgesteld om risicomanagement te structureren. Met nieuwe tooling kan het benodigde weerstandsvermogen beter worden bepaald met een zogenoemde Monte Carlo analyse. Hierbij wordt met behulp van de verschillende hierboven beschreven gegevens een statistische berekening gemaakt van het benodigd weerstandsvermogen per risico. Met nieuwe controlinstrumenten wordt verwacht dat ook beter gestuurd kan worden op de liquiditeit, de financieringsbehoeften beter in beeld komen en daarmee ook investeringsbeslissingen in dit kader beter kunnen worden getoetst aan normen die door de Raad gesteld worden in de nota weerstandsvermogen.

Rechtmatigheidsverantwoording
De wettelijke verankering van de rechtmatigheidsverantwoording zal na twee jaar uitstel naar verwachting ingaan vanaf boekjaar 2023. De gemeente heeft de afgelopen jaren de verbijzonderde interne controle procesmatig ingericht en verwacht dus zonder problemen aan de nieuwe regelgeving te kunnen voldoen.

Afdeling Samenleving

Een betere digitale dienstverlening en monitoring
Veel van ons contact met inwoners verloopt digitaal. Het betekent voor ons als gemeente een opgave met twee gezichten. Aan de ene kant zorgt een goede digitale dienstverlening en toegang ervoor dat mensen niet voor alles naar het gemeentehuis hoeven te komen. Dit kan voor alle doelgroepen het contact met de gemeente eenvoudiger maken. Het andere gezicht van deze opgave is die van de inwoners die niet digitaal vaardig zijn. Deze inwoners hebben extra hulp nodig om toch zo digitaal als mogelijk aanvragen bij de gemeente te kunnen doen. Daarnaast is het van belang dat alles wat ingezet en georganiseerd wordt vanuit de gemeente en onze partners goed gemonitord wordt, zodat dit inzichtelijk wordt voor onszelf, onze inwoners en onze raad.

We zijn tevreden als we alle informatie op onze website duidelijk beschreven hebben voor al onze inwoners, al dan niet met ondersteuning (en met behoud van een fysieke toegang), we een applicatie en werkwijze hebben voor de monitoring van onze dienstverlening en toegang waarmee we kunnen bepalen of we de juiste dingen doen en waar nog verbetering mogelijk is.

Om dit te bereiken, ontwikkelen we de komende tijd de raadmonitor door tot een vast instrument binnen het Sociaal Domein. Daarnaast creëren we een gezamenlijk beeld van monitoring en gegevensdeling met onze partners. We vergelijken en evalueren de huidige wijze van monitoren van de verschillende beleidsterreinen, en werken toe naar een nieuw format voor deze monitoring.

Samenwerken op complexe casussen
Inwoners met een ingewikkelde ondersteuningsvraag komen vaak met veel verschillende hulpverleners en instanties in aanraking. Vanuit vrijwilligers- en uitvoeringsorganisaties zijn verschillende mensen betrokken en er zijn soms meerdere contactpersonen bij het Breed Sociaal Loket. Het moet duidelijk zijn wie in welke casus de regie voert over de aanpak en wie het aanspreekpunt is voor de inwoner. Iedere organisatie heeft een eigen werkwijze, met eigen formulieren, brede intakes en contactmogelijkheden. Voor de inwoner werkt dit vaak verwarrend. De gemeente gaat daarom regisseren. We nemen het initiatief om processen beter op elkaar af te stemmen. We zetten hiertoe vanuit de Wmo pilots op waarbij operationeel met elkaar wordt samengewerkt. We zijn tevreden als in het eerste kwartaal 2023 een pilot in de Wmo is opgezet en wanneer er in team jeugd in 2023 een pilot gestart is om lichtere hulp in te zetten bij iets complexere casuïstiek;

Doorontwikkeling van het Breed Sociaal Loket
Onze visie dwingt ons om onze inrichting te veranderen en het werk eenvoudiger en eenduidiger uit te voeren. Het Breed Sociaal Loket verandert hierin mee. Er is gekozen voor een nieuwe opzet van deze afdeling met daarin een frontoffice die verantwoordelijk is voor vraagverheldering bij inwoners met een hulpvraag. Daarnaast organiseren we vanuit de midoffice en backoffice de ondersteuning om de doelmatige en rechtmatige inzet van maatwerkvoorzieningen te waarborgen. We werken vanuit de visie ‘Zelf, Samen, Organiseren’, waarbij we sturen op het maximaal benutten van voorzieningen in het voorliggend veld.
We houden in onze uitvoering rekening met de dubbele vergrijzing die in onze gemeente een sterk effect heeft op de groei van ondersteuningsvragen. We doen er alles aan om bestaande vacatureruimte zoveel mogelijk in te vullen met vaste krachten, doen voorstellen voor de formatie op basis van een analyse van de werkvoorraad en capaciteit van de toegang. Om te binden en te boeien, stellen we kennis- en ontwikkelprogramma’s op voor consulenten. We zijn tevreden als de nieuwe opzet van het breed sociaal loket in 2023 gerealiseerd is, er een stijgende lijn te zien is in de verwijzing naar voorliggende voorzieningen en de stijging van het aantal maatwerkvoorzieningen minder sterk verloopt dan volgens de VNG is voorspeld. We zijn ook voornemens de cliënttevredenheid te meten en streven hierin naar een 8 of hoger.

Afdeling Openbare Werken

De eigen gemeentelijke organisatie is relatief klein. In de openbare ruimte is op veel gebieden wel dezelfde kennis nodig die bij een grote gemeente nodig is. Op het gebied van duurzaamheid en klimaatadaptatie gaan de ontwikkelingen razendsnel. Ook krijgen we steeds meer te maken met ongewenste ontwikkelingen, waarbij hetgeen er hoort te zijn wordt verdrukt, zoals ganzenoverlast, rivierkreeften en andere dieren of groen.

Het grootste deel van de infrastructuur zoals die er nu in Nederland ligt, is niet meer toegespitst op het huidige gebruik en daarnaast nadert het meeste het einde van de technische levensduur. De reden is dat er heel veel in dezelfde periode is aangelegd. De uitdagingen die een gemeente als Amsterdam heeft op technisch gebied zijn dus gelijk aan de uitdagingen die wij hebben. Het is niet realistisch om dezelfde kennis in huis te hebben, toch moeten wij deze uitdagingen het hoofd bieden. Door voortdurend de afweging te maken tussen zelf doen en inschakelen van externe expertise gaan we deze uitdagingen aan. Goed opdrachtgeverschap is een voorwaarde om ook samen met de markt de benodigde resultaten te behalen voor onze gemeenschap. Voor nu en richting de toekomst willen we ons daarop voorbereiden.

Goed opdrachtgeverschap externe partijen
De afdeling Openbare Werken is redelijk traditioneel georganiseerd en kan niet altijd inspelen op de externe ontwikkelingen. Het kennisniveau op een aantal gebieden is hoog, maar er ontbreken ook kennisgebieden. De afhankelijkheid van externe inhuur is daardoor groter dan gewenst. Als de afhankelijkheid van marktpartijen groter wordt, is het zaak om te borgen dat de afdeling Openbare Werken een goede opdrachtgever wordt. Hiertoe willen wij nieuwe kennisgebieden ontwikkelen, de afdeling herinrichten en steeds weer de afweging blijven maken of we iets in de markt zetten, of het zelf doen. Procesmatig werken met focus op de toekomst, in plaats van ad-hoc brandjes blussen.

Flexibele organisatie ingericht op nu en de toekomst
We hebben een toekomst en huidige ontwikkelingen, waar we op ingericht moeten zijn. Ook hebben we het dag dagelijkse werk dat niet zal verdwijnen en wat zo optimaal en efficiënt mogelijk moet worden uitgevoerd. De kracht van Openbare Werken is het blussen van brandjes en de dagelijkse uitvoering. Hier is de gemeente trots op en die willen we behouden. Daarnaast willen we dat de afdeling ook toekomstbestendig is. De formatie zal moeten worden uitgebreid om aan de vraag te kunnen blijven voldoen. Hiertoe is het belangrijk dat we een interessante en leuke werkgever zijn op het gebied van techniek en openbare ruimte. Echter, er moet ook efficiënter gewerkt worden om dit te financieren. Daarnaast zal in de keten gestuurd moeten worden op een efficiëntere en effectievere samenwerking.

Een interessante en leuke werkgever op het gebied van techniek en openbare ruimte
Voor techneuten lijkt een kleine gemeente vaak onaantrekkelijker, doordat de technische uitdaging kleiner is. Waar een techneut in een grote organisatie slechts een schakeltje is, is de techneut in onze gemeente de hele schakel. Op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau ben je onderdeel. Dit is waar we ons als kleine gemeente op onderscheiden en waar we meer gebruik van kunnen en moeten maken. De werving en selectie van technisch personeel moet worden verbeterd, net als de ontwikkeling en doorgroei van huidig personeel. Met de inzet van trainees en stagiairs en het optimaal inzetten en benutten van talent kan dit worden bereikt.

Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Uitvoering wettelijke omgevingstaken volgens kwaliteitscriteria
Om een kwalitatief hoogwaardige en duurzame leefomgeving voor onze inwoners te waarborgen biedt de wet de gemeente een aantal instrumenten aan om daarop te kunnen sturen. Daarin is het aan het bestuur een balans te zoeken tussen enerzijds het individueel belang en anderzijds het algemeen belang van de gemeenschap. Invoering van de omgevingswet en de uitvoering van de wettelijke regels houdt niet op bij de datum van inwerkingtreding van de wet, maar begint feitelijk dan pas. We voeren de omgevingswet in, stellen omgevingsprogramma's op en voeren de vergunningverlening, toezicht en handhaving uit. We onderzoeken de huidige processen en passen deze waar nodig aan, om aan de nieuwe wet te voldoen.

Overheadkosten (Personeel en Materieel)

Onder 'Overhead' vallen de alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers die niet specifiek toegerekend kunnen worden aan  het primaire proces. Onder het primaire proces vallen voornamelijk de activiteiten van de afdelingen Samenleving, Ruimtelijke Ontwikkeling en Openbare Werken.  De kosten, zoals hierna genoemd, vallen onder één taakveld.

• leidinggevenden  (hiërarchisch), die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken;
• financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing;
• personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies;
• inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• juridische zaken: juridische medewerkers op de afdeling bedrijfsvoering of belast met een bedrijfsvoeringstaak;
• bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w;
• informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen;
• facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
• documentaire informatievoorziening (DIV);
• managementondersteuning en secretariaten primair proces.

Tot dit taakveld behoort niet :

• ondersteuning van de raad, de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1;
• archieven met een historische betekenis horen onder taakveld 5.4;

De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het betreffende primaire proces:

• medewerkers belast met de uitvoering van specifieke taken in het primaire proces
• de activiteiten van projectleiders en coördinatoren – leidinggevenden zonder personele verantwoordelijkheid;
• Afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die primaire taken verrichten zoals vergunningverlening;
• Informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;
• een bijdrage aan/van een verbonden partij, zoals een gemeenschappelijke regeling, als vergoeding voor de uitvoering van taken. Deze moet worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor is.

In de onderstaande tabel worden de budgetten weergegeven die op het taakveld Overhead zijn begroot. Deze budgetten zijn ingedeeld naar kostensoort.